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Pregunta

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Buenas estimados.

Soy relativamente nuevo en notion excepto por una cantidad bastante importante de videos que he visto jeje.

Estoy teniendo un problema para generar la estructura que quisiera para llevar un control de avances en los proyectos que hace mi equipo.

Estoy intentando trabajar con dos DDBB (Proyectos y Tareas) pero estoy chocando contra una pared porque mis proyectos son en parte, de la misma especie, por lo tanto, estan compuestos por las mismas tareas. Entonces lo que quisiera hacer es tener una forma sencilla de duplicar las tareas para poder asignarlas a cada proyecto y luego llevar un control de que tareas se están haciendo, cuales se hicieron y cuales quedan por hacer.

El problema es que cuando duplico una tarea con sus subtareas (estoy usando la propiedad "sub-item" de notion), estas "copias" quedan relacionadas entre si, entonces cuando marco en un checkbox una subtarea, imediatamente su copia también se marca y por ende, aunque yo este completando tareas solo del "proyecto 1", el "proyecto 2" también muestra que sus tareas se completan y viceversa...

¿Hay alguna forma de hacer esto? Porque para mi no es opción que cada vez que inicie un proyecto nuevo, tener que escribir a mano cada una de sus tareas con sus subtareas en la DDBB de tareas.

He tratado de trabajar con templates, de modo que cada vez que creaba una hoja de un proyecto nuevo, con un solo click ya podía agregar toda la lista de tareas y subtareas, pero tampoco me servía, porque luego en la DDBB de proyectos, no tenía forma de hacer una "relation" o "rollup" que apunte a mas que UNA sola lista de tareas, por lo que no podía controlar el avance de los proyectos...por eso pensé que el camino era armar UNA SOLA DDBB con todas las tareas de todos los proyectos.

Desde ya es agradezco por su colaboración.

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JoseManuel comentado

Hola Relo, tengo el mismo problema que tu, no se si lo conseguiste solventar y puedes compartir como lo hiciste.
Hola Peter, seguí tu indicaciones y algún paso hago mal ya que no me funciona del todo. He conseguido que medio funcione de la siguiente forma

  • El paso 1 tal como indicas
  • El paso 2 el botón genera una lista que arrastro a la base de datos
    De esta forma poco más manual funciona siempre que este en el mismo template.
    En el momento que intento aplicarlo a una estructura más grande, en que las bases están en diferentes templates, las relaciones ya no funcionan.
    Adjunto un video (disculpa que no tenga sonido, pero el ordenador es de escritorio y no dispongo de micrófono).

enlace al video

Pero de momento me conformaría con que funcionase tal y como le comentabas a Relo
Gracias por tan generosa aportación.

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relo comentado

José Manuel, perdona, he redactado toda una respuesta y luego he visto tu video. Lo único que te falta para que funcione (si no me equivoco) es que luego de arrastar las tareas a la DDBB TAREAS OBRA BD en el template les tienes que indicar que son del proy-1 en la columna de la relación. De ese modo van a aparecer en la DDBB OBRAS_BD en la columna TAREA.

Me cuentas si es así.
--------------------------------------Por si tienes curiosidad y te gusta leer... que a mi lo que me gusta es escribir jaja, te dejo lo que había escrito antes de ver el video.-----------------------------------------------

José Manuel, te cuento como lo he resuelto yo, que en realidad no puedo decir con certeza que sea lo que me indicaba Peter. Aunque sin sus indicaciones, muy probablemente no lo habría logrado.

1)He creado 2 bases de datos, una para todas las tareas de todos los proyectos y otra con los proyectos. Ambas relacionadas entre si.
2)En la DDBB de Proyectos he creado un template/plantilla que tiene un botón. El botón está "programado" para que cuando se hace click, se agrega una vista a la DDBB de tareas filtrada según el nombre del template/pantilla.

Entonces, cada vez que empezamos un proyecto nuevo tengo que hacer el siguiente proceso, que seguramente escrito suene a dolor de cabeza pero no es tan "doloroso" de hacer jeje:

i) En la DDBB de proyecto agrego la línea correspondiente al nuevo proyecto, digamos "proyecto 53".

ii) Voy al sector donde tengo la DDBB de tareas, aquí también tengo, fuera de la DDBB en una tabla común y corriente, listadas las tareas que componen cada proyecto. Por decir algo desde la Tarea 1, a la Tarea 31 pasando por sus subtareas. Entonces selecciono esa lista, copio y pego en la DDBB de tareas (es lo que tu haces una vez que aprietas el botón de tu template que te genera las tareas que luego arrastras a la base de datos), una vez ahí indico que todas estas tareas pertenecen al proyecto 53 mediante la relación que existe entre las DDBBs y las acomodo manualmente entre tareas y subtareas (esto por que así me interesa a mi).

iii) Vuelvo a la DDBB de proyectos, abro el proyecto 53 y ahí pulso el botón que lo único que hace es cargarme una vista de la DDBB de tareas filtradas según el título del proyecto (en este ejemplo: "proyecto 53"). De este modo ya tendría todo "configurado" para trabajar viendo solo la DDBB de proyectos. La DDBB de tareas es para mi el equivalente a una "sala de máquinas" donde solo entro si quiero agregar un nuevo grupo de tareas para un nuevo proyecto.

Ojalá te sirva.
¡Saludos!

1 Respuesta

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Peter Puntos90100

Cuando duplicas algo, Notion hace exactamente eso, duplicar y eso incluye las conexiones que existen, entonces igual lo que te conviene es en lugar de duplicar de otro proyecto, mejor tener una estructura de tareas limpia a parte y utilizar esa para duplicar. Así empieza en limpio y únicamente tienes que seleccionar la relación correcta.

Otra opción válida a partir de hoy. Hoy se lanzó un nuevo botón para plantillas y está en la sección de bloques avanzados. Puedes invocarlo utilizando /b.

Con este nuevo botón puedes crear este tipo de estructuras. Crear un proyecto nuevo, crear tareas nuevas en los proyectos, y así diferentes acciones y pasos que necesites.

Sin ver tu espacio de trabajo y tu flujo exacto es difícil decirte que puede estar mal cuando duplicas, pero con las dos opciones que te comento, me parece que puedes hacer exactamente lo que necesitas.

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relo comentado

Peter te muestro en un video porque creo que es mas fácil de entender. Aunque entendería si no quieres seguir invirtiendo el tiempo en ayudarme sobre todo porque ya me parece un camino viable lo que me dijiste de tener las tareas en texto afuera para luego duplicarlas en la DDBB. En ese sentido, si queres marcar como resuelto el problema lo aceptaría.

Link al video

Muchas gracias por todo lo que me has ayudado hasta aquí.

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Peter comentado

Estás muy cerca!

Necesitas 2 cosas por separado, pero en el mismo template.

1- Un template de base de datos. En la base de datos de proyectos, en el botón azul de nuevo, creas un template.

Ese template incluye una base de datos enlazada de tareas con un filtro auto referencial al mismo template.

Esto lo que va a hacer es mostrar las tareas relacionadas únicamente con ese proyecto.

2- Un botón de automatización. (el botón nuevo)

Este se crea dentro del template (1) y es para que ese botón genere las tareas por omisión.

Con esas dos cosas funciona exactamente como quieres.

1- Click: Se genera un proyecto nuevo y muestra sus tareas.
2- Click: Genera todas las tareas por omisión sólo para ese proyecto.

Así tendrías los proyectos, con sus propias tareas, con sus propios porcentajes, etc...

Encantado de ayudar y el que lo marca como resuelto seleccionando la respuesta eres tu, pero solo hasta que quede resuelto, que esa es la idea. :)

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relo comentado

No estoy seguro de entender... pero en estos días lo voy a leer con mas detenimiento y voy a intentar.

Te estaré avisando.

Gracias.

0voto

Peter comentado

Ok, inténtalo y si necesitas mas ayuda, únicamente coméntalo.

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JoseManuel comentado

Hola Relo, parece que hemos llegado a la misma solución por diferente camino, para una BBDD pequeña la solución con las sugerencias de Peter es muy práctica, pero con el tiempo esa BBDD se puede hacer muy pesada y en un mismo template puede ser un poco lioso, no he sido capaz de implantarlo en bases de template diferentes.
De momento para empezar a trabajar voy a implantar tu solución, al final los proyectos son menos que las tareas por lo que sólo da algo más de trabajo al inicio de crear el proyecto y asignar manualmente las tareas. De esta forma facilito el trabajo diario de otras persona que sólo han de hacer consulta e ir marcando las tareas realizadas.
Gracias relo y por supuesto a Peter por la solución propuesta del botón.
Saludos a los dos,

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