Question

Muy buenas!
sé que es un tema recurrente estos días, pero vuelvo a sacarlo a debate por pura necesidad. Tareas y subtareas de notion. Por poner en contexto: tengo una BASE DE DATOS DE PROYECTOS y otra BASE DE DATOS DE TAREAS. Hasta ahí todo correcto. La última actualización de notion con los subitems me pareció muy interesante, ya que muchas de mis tareas de mi BASE DE DATOS DE TAREAS son tareas "generales" que luego se desgranan en "minitareas". Ahora mismo, todas las tareas y minitareas estaban al mismo nivel, pero mi intención es implementar tareas con subtareas. Además mis proyectos comparten todos las mismas tareas, siendo una lista de unas 40 tareas diferentes. Cada proyecto tiene las mismas tareas pero en fases distintas (unas terminadas, otras más avanzadas, otras menos...) Digamos:

PROYECTO 1

Tarea A (De proyecto 1)
Tarea B (De proyecto 1)
Tarea C (De proyecto 1)
-Subtarea C.1 (De De proyecto 1)
-Subtarea C.2 (De proyecto 1)

PROYECTO 2

Tarea A (De proyecto 2)
Tarea B (De proyecto 2)
Tarea C (De proyecto 2)
-Subtarea C.1 (De De proyecto 2)
-Subtarea C.2 (De proyecto 2)

Hasta ahora mi metodología ha sido la siguiente:

Tengo mi BASE DE PROYECTOS. En ella, una plantilla de [proyecto nuevo]. En esta plantilla dentro incluye la BASE DE TAREAS vacía, y las 40 tareas a parte. Arrastro de forma manual las tareas dentro de la base de datos de TAREAS de dentro de la plantilla, y gracias a un filtro todas están ligadas a [proyecto nuevo].

Ahora me surgen varias dudas:

• ¿cómo puedo hacer este proceso de arrastrar (o algo mucho más automático) creando subitems sin tener que hacerlo a mano? (son 40 tareas)
• ¿como podría utilizar el botón de automatizaciones para ello? (lo que pasa, como os podréis imaginar, es que en una BASE DE DATOS con subitems + el boton de automatizaciones los mismos subitems aparecen en varios items diferentes, así que no me vale).
• Si tengo una base de datos, con todas las tareas y subtareas organizadas y ordenadas dentro de la base de datos, ¿hay alguna forma de ir duplicandolas pero de manera independiente cuando se crea un proyecto nuevo? yo entiendo que no.
• ¿podría tener un botón de automatizaciones que me crease los items (tareas) y otro que me crease los subitems (subtareas)? hasta ahora todo lo que he probado me ha llevado a crear TAREAS independientes (hasta ahí bien) pero los subitems al estar realacionados (son relaciones) con la base de datos coge subitems ya creados, no te deja escribir nuevos)
• entiendo que plantear esto con más niveles de subitems es imposible, pero por si acaso, me sería muy útil.

Cualquier forma de hacerlo, sea más o menos automatizada me sirve (siempre que no sea tener que crear los subitems de forma manual cuando creo un proyecto nuevo, que sería lo que hago ahora).

Gracias!!

Answer 1

Lo puedes hacer modificando un poco lo que ya tienes hecho en Notion.

1- Base de datos de Proyectos
2- Base de datos de Tareas

Ya tienes un template para proyectos nuevos, en donde entiendo que al generar un proyecto nuevo, el template incluye una vista de la base de datos de tareas enlazada y asociada al proyecto nuevo. Además, en bloques simples el listado de tareas, que son las que arrastras.

Lo que tienes que hacer es crear un botón de automatizaciones "dentro de tu template de proyecto nuevo" y ese botón genera las 40 tareas que necesitas por omisión.

1- Click 1: Se genera la pagina de proyecto con la vista de tareas.
2- Click 2: Se generan las 40 tareas en esa vista de tareas.

Todo asociado a "Proyecto Nuevo", que es tu template para proyectos.

Mira este video, te va a ayudar bastante en el proceso.

Las tareas y sub-tareas tienen que generarse en ese mismo botón y vas asociando todo con los niveles que necesites.

Entonces modifica tu template de proyecto nuevo, añade un botón de automatizaciones que se llame por ejemplo "Generar Tareas", dentro de ese botón añade las 40 tareas a la base de datos de tareas asociadas al mismo template y elimina las 40 tareas que tienes por separado.

Con eso te funciona exactamente como necesitas.